鴻臚寺此次派來迎接兩國特使的是司賓署署丞方用之，官階為從六品上。
在與林海生交接過之後，方用之按照既定的程式，在自己下榻的客棧中會見了範布隆霍斯特、埃特羅和巴列維特三人，林海生也受邀參加了這次會見。
鴻臚寺是掌管朝會、筵席、祭祀贊相禮儀的機構，正四品衙門。
設卿一人，左、右少卿各一人。下設主簿廳，主簿一人，典收發文移。
其屬，司儀、司賓二署，各署丞一人，嗚贊四人，序班五十人。司儀署典陳設、引奏。司賓署典少數民族及外國朝貢使臣。嗚贊典贊禮儀。序班典侍班、齊班、糾儀及傳贊。
年近四旬的方用之於崇禎七年中試，在禮部觀政一年後，因為在朝中沒有門路，所以在選官時被打發到了鴻臚寺，一待就是三年多。
由於這幾年大明整體處於內憂外患時期，導致比如暹羅、真臘、占城、三佛齊、渤泥、滿次加等視大明為宗主國的小國每年的朝貢也是斷斷續續，鴻臚寺接待外賓的數量也是大幅下降。
但隨著局勢的逐漸轉好，得到訊息的這些小國也開始恢復了每年正常派使朝覲的事物，尤其是崇禎十一年上半年，鴻臚寺接待的外賓明顯增多不少，戶部下撥供接待所用的銀錢也是成倍增加，這讓鴻臚寺內部，尤其是司賓署上下都是幹勁滿滿。
朱由檢在接到福建巡撫與鄭芝龍的聯名奏報後，遂遣人告知禮部以及鴻臚寺，要求他們到時候做好接待工作，在瞭解對方的來意後再視情況派出高官參與談判。
在得知西夷特使已經抵達天津衛後，禮部尚書鄒維璉遂安排司賓署相關人等趕了過來。
與林海生待人冷淡生硬不同的是，習慣了與外來賓客打交道的方用之給人一種如沐春風的感覺，說話時臉上總是帶著真誠的笑意，讓人感覺非常的親切，僅此一點，便讓巴列維特等人感到非常滿意。
“諸位使節不遠萬里，從極西之地遠涉重洋來到大明覲見我皇明聖上，一路上可謂是辛勞之際。有朋自遠方來、不亦說乎，本官僅代表我大明皇帝陛下以及大明朝廷，對諸位到來表示歡迎。諸位有何正當需求皆可提出，我大明朝廷自會視情況給諸位一個合理滿意之答覆！
今晚酉時，鴻臚寺將於此處客棧二樓設宴，給諸位遠道而來之賓朋接風洗塵，到時本官自會安排隨員去往貴使下榻之處予以引導，還望諸位撥冗光臨為盼！”
在雙方互相介紹過後，風度極佳的方用之坐在主位上，一邊舉目環顧，一邊含笑開口道，這種與傾聽者目光接觸的舉動，更容易引起對方的好感和重視。
由於司賓署多年來從未接待過西洋賓客，所以也沒有相應的通事，黃姓通事很榮幸的被留下來作為現場翻譯，這讓從未接觸過京城大官的他也是激動不已，在翻譯方用之的話語時也是句句到位，把大明對待外賓的熱情和誠意充分展現了出來。
“方先生，我要提出強烈抗議和不滿！兩天前，你們明國士兵在碼頭無故射殺我方使團隨員，這件事我們需要一個合理的解釋！如果你們明國政府在這件事的處理結果上無法讓我方滿意，那後果將會十分嚴重！”
黃姓通事剛剛把方用之的話翻譯完畢，還沒等雙方禮節性寒暄這套基本流程走完，埃特羅已經率先大聲發難，他這種有些無力的舉動讓兩名荷蘭人心裡略感不快。
“呵呵！貴使且稍安勿躁，此事之來龍去脈本官已是略有耳聞；本官以為，此次突發事端實因雙方誤會引發，究其根本，還是貴方未能聽從林經歷之勸阻，在於我大明律令並不熟知之情況下貿然行事，故才有此等小小之衝突！
貴使且安心，我中華乃禮儀之邦，漢家文明已歷千載，凡事皆會依律依情予以應對與處置。待諸位入京後，本官自會將此事稟報上官，相信朝廷必會妥善處理，給貴方一個滿意之答覆！